Home » Archive for March 2016

SOP Monitoring pelaksanaan kegiatan program dan pelayanan Puskesmas

2 Comments
Ini adalah contoh mengenai SOP MONITORING PELAKSANAAN KEGIATAN PROGRAM DAN PELAYANAN yang ada di puskesmas. Karena ini hanya sebagai contoh maka anda harus menyesuaikan dengan lingkungan dan kondisi di Puskesmas Anda. Karena kadang memang memiliki ciri sendiri sendiri. 

Kebijakan                          
Monitoring Program Puskesmas dalam kegiatannya langkah-langkah yang diterapkan harus sesuai dengan SOP ini.

Tujuan
Sebagai panduan didalam melakukan monitoring program Puskesmas
Agar upaya kesehatan/ kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah disusun
Revisi terhadap rencana harus dilakukan dengan alasan yang tepat sebagai upaya pencapaian yang optimal dari kinerja Puskesmas
Menemukan masalah yang menyebabkan hasil tidak sesuai target

Referensi
Pedoman Lokakarya Mini Puskesmas,Depkes RI,2006.

Pengertian

  • Monitoring Program Puskesmas adalah suatu proses pengumpulan dan menganalisis informasi dari penerapan  program termasuk mengecek secara reguler untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat /ditemui dapat diatasi.
  • Monitoring adalah suatu proses pengumpulan dan menganalisis informasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara reguler untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat /ditemui dapat diatasi.
  • Analisis adalah penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antarbagian untuk memperoleh pengertian yg tepat dan pemahaman arti keseluruhan
  • Program Puskesmas adalah Upaya Kesehatan di puskesmas berupa program wajib dan program pengembangan


Langkah - langkah

  1. Kepala Puskesmas melakukan monitoring dilakukan setiap bulan sekali
  2. Petugas melalui bagian Tata usaha membuat undangan
  3. Bagian Tata Usaha mendistribusikan undangan kepada penanggungjawab program dan petugas  terkait yang terlibat , minimal 2 hari sebelum hari pelaksanaan
  4. Petugas menyiapkan tempat dan perlengkapan lainnya ( daftar hadir, notulen konsumsi, proyektor, laptop dll )
  5. Peserta mengisi daftar hadir
  6. Masing-masing Penanggungjawab program melaporkan kinerja berupa capaian program dibandingkan dengan target capaian kepada Kepala Puskesmas.
  7. Penanggungjawab Program yang capaiannya sudah mencapai target meneruskan rencana kegiatan program yang sudah ditetapkan di RPK
  8. Penanggungjawab Program yang capaiannya belum  mencapai target mencari pokok permasalahan yang menyebabkan target capaian belum tercapai.
  9. Kepala Puskesmas dan seluruh penanggungjawab program berdiskusi dan melakukan penelaahan masalah dan mencari pemecahan untuk mencapai target capaian
  10. Kepala Puskesmas dan penanggungjawab program menyusun kegiatan baru  yang bisa     menaikkan capaian dan mengatasi masalah yang ada.
  11. Petugas mencatatat dalam notulen


Dokumen terkait

  • Undangan 
  • Daftar hadir
  • Notulen
  • Laporan bulanan masing-masing program

Download Kerangka Acuan Kegiatan Kebutuhan dan Harapan Masyarakat Terhadap Program Puskesmas

1 Comment
Berikut ini adalah contoh Kerangka acuan kegiatan untuk mencari atau mengidentifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat terhadap program puskesmas. untuk versi lengkap silahkan baca sampai di bawah.
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DAN HARAPAN MASYARAKAT

TERHADAP PROGRAM PUSKESMAS

I.              PENDAHULUAN
Puskesmas merupakan Pusat Kesehatan Masyarakat yang juga membina peran serta masyarakat disamping memberikan pelayanan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok. Puskesmas mempunyai wewenang dan tanggungjawab atas pemeliharaan kesehatan masyarakat dalam wilayah kerjanya.
Kegiatan-kegiatan dalam setiap program Puskesmas disusun oleh Kepala Puskesmas dan penanggungjawab program tidak hanya mengacu pedoman atau acuan yang sudah ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi, maupun Dinas Kesehatan Kota tapi juga perlu memperhatikan kebutuhan dan harapan masyarakat terutama sasaran program.
Kebutuhan dan harapan masyarakat maupun sasaran progran dapat diidentifikasi melalui survey, kotak saran, maupun temu muka dengan tokoh masyarakat. Komunikasi perlu dilakukan untuk menyampaikan informasi tentang program kepada masyarakat, kelompok masyarakat maupun individu yang menjadi sasaran program.

II.              LATAR BELAKANG
Kebutuhan masyarakat akan program kesehatan yang baik cenderung mengalami perubahan seiring dengan perubahan pola hidup dan kejadian penyakit. Seiring dengan perbaikan derajat kesehatan dan lingkungan, telah terjadi pergeseran penyebab kesakitan terbesar di banyak daerah dari penyakit infeksi menjadi penyakit degeneratif. Perubahan permintaan tersebut memiliki dampak yang cukup besar terhadap manajemen Puskesmas..
Puskesmas harus memiliki suatu mekanisme untuk memantau permintaan masyarakat secara teratur karena perubahan permintaan masyarakat akan berdampak terhadap pelayanan yang diberikan oleh Puskesmas. Puskesmas harus tanggap terhadap perubahan lingkungan yang cepat dan terbuka terhadap perubahan kebutuhan dan harapan masyarakat.
Identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat terhadap program Puskesmas sangat diperlukan untuk mengetahui kebutuhan dan harapan masyarakat terhadap program Puskesmas, sehingga tujuan dari program Puskesmas dapat tercapai tepat sasaran.

III.              TUJUAN
A.       Tujuan Umum
Mengetahui/mengidentifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat terhadap program Puskesmas Sukamaju.
B.       Tujuan Khusus
1.      Mendefinisikan kebutuhan dan harapan masyarakat terhadap program Puskesmas
2.      Mendapatkan informasi program yang paling dibutuhkan oleh masyarakat
3.      Mengetahui program yang sudah/belum sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat
4.      Mendapatkan masukan tentang program yang dibutuhkan masyarakat, tapi belum ada dalam rencana kegiatan program
5.      Membuat rencana tindak lanjut hasil pembahasan kebutuhan dan harapan masyarakat
      
IV.              KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
A.                          Pengumpulan informasi melalui kotak saran,
1.         Koordinator kelompok kerja administrasi dan manajemen (admin) Puskesmas Sukamaju membuka kotak saran di Puskesmas Sukamaju setiap bulan,
2.         Koordinator admen merekap isi kotak saran didalam rekapan harapan pelanggan Puskesmas Sukamaju,
3.         Koordinator admen memisahkan/ memilah- milah sesuai dengan kelompok kerja proram,
4.         Koordinator admen memberikan rekapan kotak saran sesuai dengan kelompok kerja,
5.         Koordinator program Puskesmas Sukamaju menerima rekapan kotak saran, dan dimasukan kedalam rekapan kelompok program Puskesmas Sukamaju
6.         Koordinator pelaksana program menandatangani tanda terima penyerahan dari koordinator admen,
7.         Koordinator program dan seluruh anggota pemegang program membahas hasil rekapan koordinator harapan program Puskesmas
8.         Koordinator program membuat rencana tindak lanjut hasil pembahasan harapan pelanggan,
9.         Koordinator program membagi tugas kepada pelaksana program didalam menyelesaikan permasalahan harapan pelanggan,
10.     Pelaksana program melaksanakan kegiatan sesuai dengan pembagian tugas yang telah diterima dengan mencatat pada buku kegiatan individu,
11.     Koordinator program melapor kepada kepala Puskesmas Sukamaju tentang hasil bahasan harapan program Puskesmas
12.     Kepala Puskesmas Sukamaju meneliti dan memberi umpan balik atas laporan   koordinator program Puskesmas Sukamaju.

B.                          Informasi langsung dari pelanggan.
1.         Koordinator program, penanggungjawab program dan pelaksana program menerima informasi harapan program baik bicara langsung, telpon maupun SMS, dari masyarakat/ dari karyawan Puskesmas Sukamaju,
2.         Informasi dari pelanggan direkap kedalam rekapan harapan pelanggan setiap pelaksana program,
3.         Pelaksana program menyerahkan informasi harapan pelanggan individu ke penanggungjawab program,
4.         Pelaksana program menandatangani serah terima informasi harapan pelanggan individu,
5.         Penanggungjawab program menyerahkan rekapan informasi harapan pelanggan kepada Koordinator program dan direkap kedalam rekapan koordinator,
6.         Koordinator program menandatangani serah terima harapan pelanggan individu,
7.         Koordinator program dan seluruh anggota pemegang program membahas hasil rekapan koordinator harapan program Puskesmas
8.         Koordinator program membuat rencana tindak lanjut hasil pembahasan harapan pelanggan,
9.         Koordinator program membagi tugas kepada pelaksana program didalam menyelesaikan permasalahan harapan pelanggan,
10.     Pelaksana program melaksanakan kegiatan sesuai dengan pembagian tugas yang telah diterima dengan mencatat pada buku kegiatan individu,
11.     Koordinator program melapor kepada kepala Puskesmas Sukamaju tentang hasil bahasan harapan program Puskesmas
12.     Kepala Puskesmas Sukamaju meneliti dan memberi umpan balik atas laporan koordinator program Puskesmas Sukamaju.

C.                          Pengumpulan informasi melalui Survey
1.         Pelaksana program menyiapkan kuesioner :
a.         Kuesioner dengan pertanyaan tertutup
b.        Kuesioner dengan pertanyaan terbuka mengenai kebutuhan dan harapan program Puskesmas
2.         Pelaksana program menentukan besarnya sampel
3.         Pelaksana program menentukan metode pengambilan sampel dengan cara cross sectional, secara acak
4.         Pelaksana program menentukan jadwal dan waktu survei
5.         Pelaksana program melakukan survei sesuai jadwal
6.         Survei dilakukan kepada sasaran program, dengan petugas survei  berada didekatnya. Petugas meminta pelanggan mengisi kuesioner, bila ada pertanyaan kuisioner yang kurang jelas  bisa ditanyakan kepada petugas survei
7.         Pelaksana program mengecek isian kuisioner apabila belum lengkap meminta pelanggan untuk melengkapi.
8.         Pelaksana program melakukan analisis hasil survei dan melaporkan kepada penanggungjawab program dan koordinator program
9.         Koordinator program, penanggungjawab program dan pelaksana program membahas hasil survey tentang harapan program Puskesmas
10.     Koordinator program membagi tugas kepada pelaksana program didalam menyelesaikan permasalahan harapan pelanggan,
11.     Pelaksana program melaksanakan kegiatan sesuai dengan pembagian tugas yang telah diterima dengan mencatat pada buku kegiatan individu,
12.     Koordinator program melapor kepada kepala Puskesmas Sukamaju tentang hasil bahasan harapan program Puskesmas
13.     Kepala Puskesmas Sukamaju meneliti dan memberi umpan balik atas laporan koordinator program Puskesmas Sukamaju
D.                          Pengumpulan informasi melalui Musyawarah Masyarakat
1.      Petugas menjelaskan maksud dan tujuan pertemuan
2.      Petugas mendampingi masyarakat untuk :
a.       mengidentifikasi permasalahan kesehatan di masyarakat
b.      mengidentifikasi potensi masyarakat
c.       membahas dan melengkapi urutan prioritas masalah
d.      membahas dan melengkapi potensi penyelesaian masalah
e.       merumuskan cara penanggulangan masalah sesuai potensi
f.       menetapkan rencana kegiatan penanggulangan masalah
3.      Petugas mencatat hasil musyawarah dan melaporkan ke Penanggungjawab program dan koordinator program,
4.      Koordinator program, penanggungjawab program dan pelaksana program membahas hasil musyawarah masyarakat tentang harapan program Puskesmas
5.      Koordinator program membagi tugas kepada pelaksana program didalam menyelesaikan permasalahan harapan pelanggan,
6.      Pelaksana program melaksanakan kegiatan sesuai dengan pembagian tugas yang telah diterima dengan mencatat pada buku kegiatan individu,
7.      Koordinator program melapor kepada kepala Puskesmas Sukamaju tentang hasil bahasan harapan program Puskesmas
8.      Kepala Puskesmas Sukamaju meneliti dan memberi umpan balik atas laporan koordinator program Puskesmas Sukamaju.
V.              CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
1.      Kotak Saran
2.      Survey  kebutuhan dan harapan masyarakat terhadap program
3.      Secara Langsung : tatap muka, sms, telepon

4.      Musyawarah Masyarakat


Agar lebih mudah dalam mengedit untuk versi lengkapnya silahkan download saja gratis dari kami. download IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DAN HARAPANMASYARAKAT TERHADAP PROGRAM PUSKESMAS. Silahkan anda sesuaikan dengan wilayah puskesmas masing masing, kalau menurut saya setiap puskesmas memiliki ciri khas masing masing terutama dalam pembuatan kerangka acuan ini. Sedikit share semoga bermanfaat.

Contoh SOP Evaluasi Peran Pihak Terkait di BAB II Admen

Add Comment ,
Berikut ini adalah sedikit referensi mengenai SOP Evaluasi terhadap pihak terkait, karena format dalam bentuk format lama jadi kalau anda ingin membuat dalam format baru tinggal kopi dan paste saja di kolom wordnya. Sesuaikan dengan pengertian, kebijakan, prosedur dll. Semoga bermanfaat.
Kebijakan
Evaluasi  peran  pihak terkait dalam  kegiatannya langkah-langkah yang diterapkan harus sesuai dengan SPO ini.

Tujuan
Sebagai panduan dalam melakukan evaluasi peran dengan pihak terkait

Referensi
Pedoman Manajemen Puskesmas Jilid I,Depkes RI,1997.

Pengertian
Evaluasi  peran  pihak terkait adalah kegiatan menilai dan memonitoring apakah pihak terkait sudah melakukan kegiatan sesuai dengan perannya dan mengetahui hambatan yang terjadi.

Langkah - langkah

  1. Petugas / pengelola program menyusun rencana kegiatan
  2. Petugas berkonsultasi atau koordinasi dengan Kepala Puskesmas
  3. Kepala Puskesmas menyetujui rencana kegiatan
  4. Petugas melalui bagian Tata usaha membuat undangan
  5. Bagian Tata Usaha mendistribusikan undangan kepada pihak terkait yang berhubungan dengan program
  6. Petugas menyiapkan tempat dan perlengkapan lainnya ( kelengkapan bisa berupa daftar hadir, notulen konsumsi, proyektor, laptop dll )
  7. Peserta mengisi daftar hadir
  8. Petugas menyampaikan hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan
  9. Masing-masing pihak yang terkait menyampaikan peran yang telah dilaksanakan dan yang belum dilaksanakan
  10. Membuat kesepakatan baru berhubungan dengan hasil evaluasi peran serta pihak terkait
  11. Hasil pertemuan ditulis dalam buku Notulen


SOP Bab 2 MENERIMA UMPAN BALIK DARI PELAKSANA KE PENGELOLA PROGRAM

Add Comment
Secara garis besar SOP mengenai menerima umpan balik dari pelaksana ke pengelola program berisi beberapa hal sebagai berikut :
Umpan balik dari pelaksana ke pengelola program diperlukan untuk perbaikan pelaksanaan pelayanan kinerja pelayanan / program
Pengertian :

  • Umpan balik dari pelaksana ke pengelola program adalah respon balik pelaksana program mengenai pelaksanaan program melalui pengumpulan informasi, validasi sampai pada rekomendasi tindak lanjut
  • Umpan balik dari pelaksana ke pengelola program berisi informasi berupa sumbang saran, kritik konstruktif dan lain sebagainya yang bermanfaat bagiperbaikan penyelenggaraan pelayanan / program
  • Umpan balik dapat disampaikan baik secara langsung maupun tertulis


Prosedur atau langkah langkah.

  1. Petugas unit / manajemen Puskesmas mencatat umpan balik yang datang dari pelaksana yang sifatnya tertulis dalam buku umpan balik
  2. Dokumen yang mengikutinya dilampirkan
  3. Petugas unit / manajemen Puskesmas memverifikasi umpan balik yang ada kepada pengelola program
  4. Manajemen Puskesmas bersama pengelola program / pelayanan membahas umpan balik yang ada 
  5. Manajemen Puskesmas dan pengelola program merekomendasikan rencana tindak lanjut sebagai perbaikan terhadap pelaksanaan program / pelayanan
  6. Manajemen dan pengelola program / pelayanan Puskesmas menyampaikan respon balik atau melaksanakan rencana tindak lanjut dengan jalan menyampaikan secara langsung dalam pertemuan / forum Puskesmas


SOP Bab III Langkah Prosedur dalam pelaksanaan audit internal

Add Comment
Bagaimana kabarnya, sudah sampai bab bereapa, hehe,.. Bab 3 bisa jadi menjadi bab yang sulit karena memang banyak implementasinya. Audit internal juga menjadi salah satu pekerjaan yang lumayan menyita waktu. Karena selain pelayanan orang atau pegawai juga habis untuk melaksanakan audit karena mau tidak mau yang menjadi tim audit juga orang puskesmas sendiri. (audit internal).
Untuk langkah atau prosedur dalam pembuatan SOP audit internal anda bisa mengambil langkah atau prosedur di bawah ini untuk memudahkan anda dalam pembuatan. tinggal salin saja dan sesuaikan dengan kondisi lapangan di tempat anda sehingga lebih mudah dan sesuai

Langkah Prosedur dalam SOP Audit Internal
1. Persiapan Audit:

  • Ketua Tim audit Puskesmas Lead Auditor (LA) menetapkan tim auditor, yang utamanya sesuai dengan kompetensi yang telah ditetapkan.
  • Ketua Tim audit Puskesmas Lead Auditor (LA) menyusun jadual  audit internal
  • Ketua Tim audit Puskesmas Lead Auditor (LA) mengajukan jadual  kepada Kepala Puskesmas   
  • Ketua Tim audit Puskesmas Lead Auditor (LA) menerima usulan tim serta jadual  audit internal yang telah dibuat oleh Ketua Tim Mutu Puskesmas
  • Jika setuju, memberikan pengesahan dengan menandatangani jadual  audit internal
  • Memberikan pengarahan kepada tim auditor sebelum audit dilaksanakan.
  • Auditor Membuat checklist audit pada formulir checklist audit.
  • Menyerahkan checklist audit kepada Lead Auditor untuk diketahui.

2. Proses Audit

  • Audite koordinasi dengan Tim audit tentang rencana Audit
  • Audite Menjamin kehadiran personel yang relevan
  • Audite menyediakan fasilitas yang diperlukan
  • Auditor melaksanakan audit dengan standart dan ruang lingkup yang ditetapkan
  • Auditor menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi yang penting
  • Mencatat hasil temuan audit ke dalam form Laporan Ketidaksesuaian dan Penyelesaiannya,
  • Ketua tim audit memimpin pelaksanaan 
  • Ketua tim audit membuat laporan hasil audit yang berupa LKP dari Auditor.
  • Ketua tim audit menandatangani form LKP tersebut, serta mendistribusikan LKP asli ke auditee serta copy ke auditor.
  • Ketua tim audit mempresentasikan hasil audit kepada Tim mutu Puskesmas,
  • Ketua Tim Mutu Puskesmas memonitor dan memastikan pelaksanaan audit internal,
  • Tim audit melaporkan hasil audit pada saat tinjauan manajemen

3. Tindakan Perbaikan

  • Auditee menerima LKP dari Lead Auditor
  • Auditee menindaklanjuti hasil audit dengan tindakan perbaikan
  • Auditee melaksanakan tindakan perbaikan sesuai dengan rekomendasi perbaikan yang telah ditetapkan bersama-sama.
  • Jika sudah selesai, meminta Auditor dan ketua tim mutu, lead auditor untuk memverifikasi.
  • Auditor dan auditee mendokumentasikan hasil audit serta tindakan perbaikan yang diperlukan.

4. Verifikasi

  • Auditor dan ketua auditor memverifikasi hasil tindakan perbaikan temuan audit.
  • Jika efektif, maka  ketua auditor menutup permintaan tindak perbaikan dengan menandatangani form LKP.
  • Ketua audit dan anggota audit membuat resume hasil audit internal untuk dibawa ke rapat
  • tinjauan manajemen, termasuk status tindakan perbaikannya. 
  • Petugas mencatat dan melaporkan ke Kepala Puskesmas.
Proses di atas bisa menjadi acuan bagi anda yang sedang menyusun SOP audit internal yang sangat dibutuhkan di BAB 3 akreditasi puskesmas. Sekian semoga bermanfaat.


Garis besar dalam SOP Monitoring Program Puskesmas Bab 1

Add Comment

Pengertian 
  • Monitoring Program Puskesmas adalah suatu proses pengumpulan dan menganalisis informasi dari penerapan  program termasuk mengecek secara reguler untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat /ditemui dapat diatasi.
  • Monitoring adalah suatu proses pengumpulan dan menganalisis informasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara reguler untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat /ditemui dapat diatasi.
  • Analisis adalah penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antarbagian untuk memperoleh pengertian yg tepat dan pemahaman arti keseluruhan
  • Program Puskesmas adalah Upaya Kesehatan di puskesmas berupa program wajib dan program pengembangan


Tujuan
Sebagai penduan didalam melakukan monitoring program Puskesmas
Referensi
Pedoman Lokakarya Mini Puskesmas,Depkes RI,2006.

Kepala Puskesmas melakukan monitoring dilakukan setiap bulan sekali

  • Petugas melalui bagian Tata usaha membuat undangan
  • Bagian Tata Usaha mendistribusikan undangan kepada penanggungjawab program dan petugas  terkait yang terlibat , minimal 2 hari sebelum hari pelaksanaan
  • Petugas menyiapkan tempat dan perlengkapan lainnya ( daftar hadir, notulen konsumsi, proyektor, laptop dll )
  • Peserta mengisi daftar hadir
  • Masing-masing Penanggungjawab program melaporkan kinerja berupa capaian program dibandingkan dengan target capaian kepada Kepala Puskesmas.
  • Penanggungjawab Program yang capaiannya sudah mencapai target meneruskan rencana kegiatan program yang sudah ditetapkan di RPK
  • Penanggungjawab Program yang capaiannya belum  mencapai target mencari pokok permasalahan yang menyebabkan target capaian belum tercapai.
  • Kepala Puskesmas dan seluruh penanggungjawab program berdiskusi dan melakukan penelaahan masalah dan mencari pemecahan untuk mencapai target capaian
  • Kepala Puskesmas dan penanggungjawab program menyusun kegiatan baru  yang bisa     menaikkan capaian dan mengatasi masalah yang ada.
  • Petugas mencatatat dalam notulen


Subscribe to: Posts (Atom)